Введение

OPWDD и другие государственные учреждения проведут аудит того, как программа работает с личными пособиями. Они проверят бухгалтерские книги и сопроводительную документацию, а также подсчитают наличность в кассе.

Общие проблемы аудита

В ходе аудита были обнаружены некоторые общие проблемы. К этим общим проблемам относятся:

  • Личная надбавка не была отделена от учитываемого дохода в течение трех (3) дней после получения
  • Средства пропали
  • Полная сумма персональной надбавки не была назначена человеку, когда сумма его незаработанного дохода уменьшилась 
  • Ежегодный обзор требуемого процента счетов персональных пособий для людей, проживающих в различных типах резиденций, не был завершен
  • Наличность в доме превысила установленный законом лимит наличности на одного человека
  • Расходы из персонального пособия были неуместны, например, персональное пособие использовалось для оплаты местной телефонной связи, рецептов и других расходов, которые должны были оплачиваться агентством или Medicaid
  • Навыки обращения с деньгами в ММА не подвергались периодической переоценке 
  • Внутренние письменные процедуры по обращению со средствами персональной надбавки отсутствовали
  • Отсутствует документальное подтверждение получения и отдельного учета полугодового пособия на одежду от OPWDD
  • Средства на выплату полугодового пособия на одежду не использовались 

С бухгалтерскими книгами также возникали общие проблемы, такие как:

  • Денежные операции не были внесены в бухгалтерскую книгу в момент их совершения
  • Лицо, совершившее покупку, не было зарегистрировано
  • Бухгалтерские книги велись плохо или вообще отсутствовали
  • В бухгалтерской книге были допущены математические ошибки
  • Покупки не имели подтверждающих квитанций
  • В общих квитанциях не были указаны продавец, дата или описание приобретенных товаров 
  • Дееспособные лица не ставили инициалы и не расписывались за выданные им деньги 

Обещание

Залог - это когда агентство или сотрудники одалживают человеку средства агентства или свои собственные деньги и ожидают возврата из средств личного пособия. Одалживание денег получателям персонального пособия, даже на короткий срок, с последующим возвратом из средств персонального пособия, запрещено государственным законодательством. 

Если у персонала резиденции нет доступа к наличным деньгам на момент запроса, резиденция не может брать средства из мелкой кассы или одалживать личные средства, а затем возмещать их из мелкой кассы или персоналу из личных средств человека. Предварительное планирование может исключить ситуации, в которых у сотрудников может возникнуть соблазн одолжить средства агентства или свои собственные средства. Агентству следует пересмотреть свои процедуры, чтобы убедиться, что существуют планы по обеспечению доступа отдельных лиц к своим средствам, когда сотрудники, которые могут открыть сейф, не находятся на службе. 

Сегодня трудно совершать некоторые покупки, используя наличные. OPWDD разработала политику использования кредитной карты для совершения покупок таким образом, чтобы избежать залога в случае необходимости (например, при покупке авиабилетов). DDSOO или добровольное агентство могут использовать свою деловую кредитную карту для покупки товара (товаров) для человека, для которого директор DDSOO или добровольного агентства управляет средствами личного пособия. Средства этого лица должны быть зарезервированы до покупки и на всю сумму покупки. Если средства не будут зарезервированы до покупки, это будет считаться залогом средств, что является нарушением правил OPWDD о персональных пособиях (14 NYCRR 633.15).

В случае покупок, требующих использования кредитной карты, агентство может обеспечить доступ людей к товарам и убедиться, что они не закладывают деньги:

  • Проверка счета личных пособий и проверка наличия достаточного баланса для покрытия покупки
  • Откладывать полную стоимость до использования кредитной карты
  • Оплата полной стоимости с лицевого счета на счет кредитной карты сразу после совершения сделки

Агентство может предоставить средства на покупку товаров или участие в общественных мероприятиях, если у человека нет дохода. Это не является авансированием средств, так как не предполагается, что человек вернет деньги агентству. Если агентство предоставляет средства лицу, не имеющему дохода, средства на личные расходы не могут быть возмещены, если лицо впоследствии получит право на получение пособия. 

Субкредиторы и доступность денег

Можно разработать процедуры, позволяющие сотрудникам получать доступ к небольшим суммам личных средств, когда сотрудники, имеющие доступ к сейфу, не находятся на службе. Одним из способов является использование системы вспомогательной бухгалтерской книги. 

Вложенные бухгалтерские книги рекомендуются в качестве лучшей практики, потому что:

  • Наличные деньги вне безопасных зон будут сведены к минимуму
  • Она обеспечивает подотчетность в отношении средств
  • Люди могут получить доступ к своим наличным деньгам, когда это необходимо 

Пример - Вложенные книги

В данном примере описаны процедуры суббухгалтерской книги, используемые одним поставщиком услуг.

Бухгалтерские книги защищены, а средства хранятся в сейфе. Поставщик услуг назначает ответственного за ведение бухгалтерской книги, который имеет доступ к бухгалтерской книге и сейфу. В качестве резервного сотрудника может быть назначен второй менеджер, который будет подстраховывать, когда назначенный менеджер не работает. Перед тем как переложить ответственность с менеджера на со-менеджера, необходимо провести полную сверку бухгалтерских книг и денежных средств. 

Если средства необходимы, когда нет доступа к сейфу, небольшие суммы можно заранее передать другому ответственному сотруднику, а по завершении выездов закрепить их в резиденции. Сотрудник подписывает бухгалтерскую книгу, а средства кладутся в конверт с указанием их назначения. Сотрудник должен документально подтвердить, как были потрачены все деньги, и предоставить квитанции. Средства и главная книга хранятся под замком, когда сотрудники не находятся с человеком или не делают покупки от его имени. Если у наличных денег есть конкретная цель, ответственный сотрудник должен совершить покупки и вернуть квитанции и сдачу менеджеру бухгалтерской книги в течение семи (7) дней. Если для одного и того же человека запрашивается больше денег, сотрудник должен сдать под-бухгалтерскую книгу до выдачи дополнительных средств.

Каждый раз, когда сотрудник передает средства одного человека другому сотруднику, должна быть сделана бухгалтерская запись. 

У провайдера есть несколько политик, которые помогают сохранить деньги:

  • Сотрудникам не разрешается переводить или одалживать деньги со счета одного человека на счет другого 
  • Займы из средств личных пособий сотрудникам запрещены
  • Сотрудникам не разрешается тратить собственные средства и впоследствии получать компенсацию
  • Объединение средств сотрудников и индивидуальных средств не допускается; средства каждого человека хранятся отдельно
  • Менеджер бухгалтерской книги может в любое время провести аудит вспомогательных книг

Штрафы

Поскольку личное пособие влияет на качество жизни человека, злоупотребление им карается законом. Неправильное управление личным пособием может быть правонарушением класса А. Гражданское и уголовное наказание включает в себя:

  • До 2 лет лишения свободы
  • Штраф в размере $10,000
  • Судебные решения в размере до двукратного размера неправомерно использованной суммы