Управление средствами физических лиц

Положения о личных средствах определяют обязанности DDSOO и добровольных агентств OPWDD, которые берут на себя ответственность за распоряжение личными средствами от имени обслуживаемых ими лиц. Они определяют обязанности поставщиков услуг по месту жительства и поставщиков услуг, не связанных с проживанием. Независимо от источника денег, если агентство распоряжается средствами, оно должно следовать положениям о персональных пособиях, включая регистрацию каждого поступления и выплаты средств, находящихся в ведении агентства, включая депозиты, снятие средств, проценты и переводы между счетами. 

Личное пособие рассчитывается из ежемесячного дохода человека, включая нетрудовые доходы, такие как государственные пособия, и любой заработанный доход. Важно, чтобы человек имел доступ к своему личному пособию по мере поступления средств. Агентство должно отделить личное пособие от других денег в течение трех рабочих дней после получения. Лицам должны быть предоставлены личные средства в течение трех рабочих дней после запроса.

Учреждение интернатного типа должно определить, нуждается ли человек в доверенном лице. Необходимость в доверенном лице должна быть оценена и задокументирована в течение 10 дней после поступления, при переезде, в случае изменения обстоятельств или способности управлять средствами, а также если человек или кто-то другой просит об этом от его имени. Если агентство решит, что человеку нужен представитель по выплатам, а раньше у него его не было, медицинский работник должен провести оценку и представить свои выводы в SSA. Необходимо вести документацию. 

Если представитель получателя является директором учреждения, он должен управлять пособиями и персональной надбавкой без взимания платы. Если директор учреждения не является представителем получателя, он должен предложить в письменном виде управлять личным пособием бесплатно. Дополнительная информация об обязанностях представителя получателя пособия изложена в разделе 633.9 14 NYCRR.  

Интернатное учреждение должно разработать и внедрить политику и процедуры по управлению и использованию средств. Политики и процедуры должны, как минимум, касаться:

• Безопасность средств, включая место хранения и ограничения на доступ к ним
• Подотчетность персонала, волонтеров и поставщиков услуг
• Ведение учета, как в электронном, так и в бумажном виде
• Расходование и мониторинг персональной надбавки
• что использование персональной надбавки идет только на пользу человеку и отражает его выбор
• Процесс индивидуального планирования личных расходов и реализация плана личных расходов (ПЛР) 
• Уведомление лица и сторон по их выбору о том, что провайдер подает заявление на право быть представителем получателя платежа
• Ответы на запросы по бухгалтерскому учету

Жилищное агентство отвечает за управление счетом персонального пособия, используя следующие рекомендации:

• Личная надбавка должна быть отделена от дохода или чистого доступного ежемесячного дохода (NAMI) в течение трех (3) рабочих дней после получения. 
• Необходимо вести учет всех ресурсов для обеспечения постоянного права на получение пособий и льгот 
• Процесс бухгалтерского учета должен четко определять личные средства как отдельные от любых средств, принадлежащих агентству, его сотрудникам, подрядчикам, консультантам, волонтерам или поставщикам услуг по уходу за членами семьи
• Счет персональной надбавки должен отражать все проценты, полученные лицом, если персональная надбавка была размещена на банковском счете агентства

В дополнение к этим рекомендациям, агентство или спонсорская организация должны иметь процедуры, позволяющие контролировать общую сумму средств, к которым человек имеет независимый доступ, и работать с ним над тем, чтобы эта общая сумма не превышала сумму, указанную в его Оценке управления деньгами (MMA). Это включает в себя:

• Наличные деньги или их эквиваленты, такие как дебетовая карта или предоплаченная кредитная карта, находящиеся во владении лица
• Средства, удерживаемые лицом из своего заработка
• Средства, хранящиеся на счете, принадлежащем лицу (например, на счете в общественном банке)

Люди иногда переезжают из одной жизненной ситуации в другую. Во время такого перехода важно, чтобы они имели непрерывный доступ к своим личным деньгам.

Деньги из личного пособия принадлежат человеку и должны быть доступны для личных расходов по его усмотрению. Для обеспечения того, чтобы деньги человека оставались доступными, были разработаны специальные процедуры, которые описаны ниже.   

Если первоначальное агентство является представителем получателя пособия, а деньги человека полностью получены из других источников, кроме социального обеспечения или SSI, остаток всех средств личного пособия должен быть передан соответствующей стороне по новому месту жительства в течение 10 дней после отъезда человека. Во время переходного периода любые дополнительные средства, полученные до назначения нового представителя получателя пособия, должны быть направлены в течение 5 рабочих дней после получения в новое агентство. Этот порядок сохраняется до тех пор, пока не будет назначен новый получатель пособия. Если новым местом жительства является DDSOO или добровольно сертифицированное место жительства, новый поставщик услуг должен определить, нужен ли еще представитель получателя выплат, и подать заявление на назначение его в течение 10 дней после поступления.

Следующие процедуры применяются, независимо от того, куда переезжает человек, если какие-либо деньги человека получены от выплат, производимых Администрацией социального обеспечения (SSA):

При смене представителя получателя средств все средства, полученные от SSA, должны быть возвращены SSA в течение 10 дней. Новое агентство или получатель средств должны быть уведомлены о дате и сумме возврата.
SSA может дать письменное разрешение на пересылку средств новому получателю, если оно запрашивается для конкретных лиц или при определенных обстоятельствах. Это разрешение должно храниться в деле.
Если от SSA получено письменное разрешение на пересылку средств в новое агентство, средства должны быть пересланы в течение 10 дней после переезда.
В дополнение к процедурам, описанным выше, следующие особые требования применяются при переезде человека в другое место жительства, сертифицированное или управляемое OPWDD: 

• Когда человек переезжает, агентство должно отправить в новое агентство меньшую из двух сумм - 1 месяц установленного персонального пособия или всю сумму средств человека, прежде чем возвращать оставшиеся средства в SSA. 
• Когда новое агентство назначается представителем получателя и получает средства человека, эти деньги должны рассматриваться как личное пособие. Если за период до назначения представителя получателя причитается какая-либо арендная плата, агентство должно получить письменное разрешение SSA на ее получение, если только человек не проживает в ICF, DC или SRU. 
• Погребальный фонд должен быть отправлен новому получателю в течение 10 рабочих дней и должен быть четко идентифицирован как таковой. Новое агентство должно учитывать фонд погребения отдельно, чтобы он оставался исключенным ресурсом для целей SSI и Medicaid.
• Если было установлено, что лицу требуется представитель получателя, новое агентство должно подать заявление в SSA, чтобы стать представителем получателя в течение 10 рабочих дней после переезда лица. Агентство по месту жительства должно документально подтвердить необходимость в доверенном лице и свое предложение выступить в качестве доверенного лица. Эта документация должна храниться в досье дела. 

Вышеуказанные процедуры предназначены для того, чтобы избежать нехватки персонального пособия при переезде на новое место жительства. Если человек переезжает в жилье, находящееся в ведении другого агентства, и возникает временная нехватка средств, поскольку его пособия еще не перечислены новому агентству, агентство может авансировать личное пособие человека до получения пособий. Это единственный случай, когда агентство может авансировать средства человеку. Любое другое авансирование средств является залогом и запрещено. 

Поставщик нежилых услуг, принимающий средства персональной надбавки от жилищного агентства для использования человеком, берет на себя ответственность за эти средства и должен обращаться с ними в соответствии с правилами персональной надбавки. 

Эта ответственность включает в себя разработку политики и процедур, которые, как минимум, касаются:

• Использование средств
• Безопасность средств
• Ведение учета, как в электронном, так и в бумажном виде
• Подотчетность всего персонала агентства, работающего с деньгами, включая сотрудников, подрядчиков, консультантов и волонтеров 
• Расходование и мониторинг персональной надбавки

Кроме того, правила предоставления персональной надбавки требуют, чтобы поставщик нежилых услуг:

• Вести актуальный учет или бухгалтерскую книгу по конкретному лицу с подробным описанием получения, расходования и остатка средств персонального пособия
• Получение квитанций в соответствии с 14 NYCRR 633.15
• Обеспечить, чтобы расходы приносили пользу человеку и чтобы предметы, приобретенные им или для него, стали его личной собственностью
• Обеспечить, чтобы использование персонального пособия соответствовало плану расходов индивидуума
• Ежеквартально отправлять агентству по месту жительства копию бухгалтерской книги на каждого человека, для которого программа удерживает средства персонального пособия

Существуют различные типы счетов, связанных с персональной надбавкой. Необходимо вести документацию по всем счетам, подпадающим под действие положений о персональных пособиях. Хотя вы можете работать не со всеми из них, вы должны быть знакомы с их назначением, а также должны знать:

• Кто в вашем агентстве управляет счетами?
• Как ваше агентство управляет персональной надбавкой? 

Вы также должны знать, как получить доступ к информации о сумме персональной надбавки, причитающейся человеку в любом конкретном месяце, и об общем остатке (остатках) на счете (счетах) персональной надбавки, с которыми вы работаете. Эти счета могут включать любое или все следующее:

• Счет личных пособий
• Счет персонального пособия доверительного управляющего агентства
• Счет, принадлежащий лицу
• наличные деньги или их эквиваленты, такие как дебетовая карта или предоплаченная кредитная карта, в месте проживания человека и/или дневной программе
• Деньги, находящиеся в распоряжении лица

Счет личных пособий
Если агентство по размещению управляет личным пособием, для человека должен быть открыт счет личного пособия. Это относится к случаям, когда агентство является представителем получателя пособия и/или когда оно получает средства от представителя получателя пособия или лица для управления. Счет личного пособия состоит из бухгалтерского процесса для регистрации получения и выплаты всех личных пособий. Не существует обязательного формата, но рекомендуется иметь колонки для отображения разницы между текущим доходом и сбережениями. Учреждения должны определять, на каких счетах хранятся личные пособия и какие суммы находятся на каждом из них, по крайней мере, ежеквартально. Средства на счетах личных пособий должны храниться на одном или нескольких из следующих счетов:   

• Счет персонального пособия доверительного управляющего агентства
• Счет, принадлежащий лицу
• Наличные деньги по месту жительства лица
• Денежные средства с другими поставщиками услуг

Счет личных пособий доверительного управляющего агентства

Доверительные счета личных пособий открываются агентством для хранения средств личных пособий, за которые оно несет ответственность. Они могут содержать личные пособия нескольких лиц, но учреждения должны иметь возможность идентифицировать личные пособия, принадлежащие каждому лицу. Счет должен быть процентным. Проценты по счету должны распределяться между всеми людьми, у которых есть деньги на счете. Хотя агентство контролирует банковский счет, оно не владеет деньгами на нем. 

Доступ к доверительному счету должны иметь только уполномоченные сотрудники агентства. Деньги могут расходоваться только следующим образом:

• Человеку за расходы 
• В резиденцию для хранения наличных денег для человека 
• Продавцам для оплаты расходов на личные пособия  
• родственникам или друзьям для возмещения покупок с чеками
• На счет, принадлежащий лицу

Счет, принадлежащий физическому лицу
Счет, принадлежащий человеку, - это счет в финансовом учреждении по месту жительства. Счет может использоваться для людей, которые, возможно, имеют некоторые навыки управления деньгами, но нуждаются в обучении, для тех, кому нужна помощь в физическом внесении и снятии средств, или по другим причинам, описанным в PEP. Счет должен быть открыт только на имя человека, чтобы отражать единоличное владение. Счет никогда не должен быть открыт как на имя человека, так и на имя агентства или сотрудника агентства. По возможности, счет должен быть процентным. На счет может перечисляться заработная плата. С точки зрения документации и контроля прямые депозиты всегда являются хорошей идеей.

Некоторые агентства используют дебетовые или банкоматные карты, чтобы лучше управлять личными средствами. Это имеет преимущество, поскольку деньги можно получить практически из любого места и таким же образом, как и все остальные. Большинство банкоматов оснащены камерами, что полезно при расследовании проблем. Банковская выписка показывает снятие и зачисление средств и может использоваться в качестве внутреннего контроля. Это также уменьшает количество наличных денег в доме. 

Поскольку счет, принадлежащий человеку, принадлежит только ему, он несет ответственность за любые сборы, связанные с этим счетом. Однако агентство обязано искать наилучший вариант для человека и пытаться добиться отмены любых сборов. Агентство также несет ответственность за контроль баланса счета, чтобы убедиться, что общая сумма ресурсов человека не превышает допустимый лимит, чтобы не сократить его пособия.

Наличные по месту жительства
В соответствии с PEP и по просьбе человека или соответствующего персонала агентства, наличные деньги могут храниться в резиденции для удовлетворения повседневных потребностей человека. Наличные деньги должны находиться в безопасном месте, а доступ к ним должен быть ограничен. Средства должны быть доступны человеку по его просьбе. В резиденции должна быть документация, включая бухгалтерскую книгу или ее эквивалент, обо всех поступлениях, выплатах и остатке всех денежных средств в резиденции. Денежные эквиваленты, такие как предоплаченные кредитные карты, должны рассматриваться как наличные деньги, если они хранятся в резиденции. Количество наличных денег в резиденции должно отражать потребности человека в расходах, основанные на его PEP, и быть равным или меньше лимита наличных денег для резиденции. Установленный законом лимит наличности применяется к общей сумме наличных денег, включая заработную плату, которую агентство может хранить в резиденции для человека. Лимит наличности корректируется ежегодно при наличии SSA COLA и равен установленной законом сумме персональной надбавки для уровня III Congregate Care (специализированная школа) плюс $20. Эта сумма может быть превышена не более чем на 14 календарных дней с определенной целью. Документальное подтверждение конкретной суммы, времени и цели превышения суммы должно быть включено в запись по денежному счету. Учреждение может выбрать лимит наличности ниже установленной законом суммы, но не может превышать ее. Часть денежных средств, находящихся в резиденции, может быть предоставлена нежилой программе для использования человеком, пока он получает услуги в этой программе. 

Наличные в дневной программе
Дневные программы должны соответствовать требованиям, предъявляемым ко всем нежилым учреждениям. Средства, предоставляемые дневной программе, не должны негативно влиять на способность человека заниматься любимым делом по вечерам и выходным. Программа интернатного типа не может передавать средства персонального пособия в дневную программу, если в дневной программе не установлены процедуры обращения с персональным пособием, включая:

• Ведение отдельных бухгалтерских книг и квитанций для каждого человека, для которого дневная программа распоряжается деньгами из личного пособия 
• Отправка ежеквартального отчета в программу проживания
• Следуя ПЭП человека

Эти процедуры должны использоваться только для людей, неспособных распоряжаться собственными средствами, или для сумм, превышающих указанные в их оценке управления деньгами. Если дневная программа не следует нормативным требованиям, сотрудники агентства по месту жительства не должны отправлять средства личного пособия в дневную программу. 

Пример: DDSOO и дневная программа работают вместе, чтобы обеспечить Джессике персональное пособие во время дневных общественных прогулок по ее выбору. Резиденция снимает небольшую сумму ($20 или меньше) из кассы и отправляет ее в дневную программу. Дневная программа выдает резиденции квитанцию о получении денег. Сотрудники дневной программы ведут учет всех расходов, включая то, как были использованы деньги, и квитанции, если они требуются. Каждый квартал дневная программа отправляет копию бухгалтерской книги в программу проживания. Такая схема сокращает время и бумажную работу по переводу небольших конкретных сумм между дневной программой и резиденцией. OPWDD также считает такую схему более безопасной, поскольку каждый день день деньгами распоряжается меньшее количество людей.