Леджеры
Агентство, ответственное за управление личным пособием, должно вести бухгалтерскую книгу (или ее эквивалент) для регистрации всех операций. Бухгалтерская книга должна правильно отображать все вклады, изъятия, переводы, расходы и проценты и должна включать краткое описание каждой операции. Баланс в бухгалтерской книге должен всегда соответствовать общей сумме денежных средств и их эквивалентов в резиденции.
Иногда на одного человека ведется более одной бухгалтерской книги. Агентство может вести одну книгу для учета операций с пособиями и персональными пособиями, а резиденция может вести другую для учета операций с наличными деньгами в кассе. Лицо должно ставить свои инициалы в книге учета по месту жительства в момент совершения операции или в записи, прилагаемой к PEP, по крайней мере, ежемесячно, если только PEP не указывает, что лицо не может понять, что означает проставление инициалов в этих записях.
Лицо, его родители, опекуны, защитники, представитель получателя пособия и агентства, выплачивающие пособие, должны иметь возможность по запросу ознакомиться со всеми записями по счетам личного пособия, включая бухгалтерские книги. Копии бухгалтерских книг должны высылаться получателю пособия ежеквартально; копии бухгалтерских книг от нежилых организаций также должны высылаться в резиденцию ежеквартально.
Если агентство управляет деньгами для нескольких лиц, оно должно проводить ежегодный аудит как минимум 10% личных счетов лиц в семейных домах престарелых и 25% личных счетов лиц в других типах резиденций, для которых директор является представителем получателя или для которых они управляют деньгами. Аудиторские проверки должны продемонстрировать соблюдение положений о персональных пособиях.
Электронные бухгалтерские книги
Некоторые агентства используют электронные электронные таблицы вместо бумажных бухгалтерских книг. У каждого человека есть своя электронная таблица с отдельной страницей для каждого месяца. Электронные таблицы могут быть настроены на автоматический расчет остатка личных средств после каждой операции и перенос остатков из месяца в месяц. Это помогает избежать математических ошибок. Ввод записей, а не написание от руки, также облегчает аудиторам проверку того, как были потрачены средства.
Если бухгалтерская книга ведется в электронном виде, в конце месяца необходимо распечатать страницу за месяц, а лицо должно поставить инициалы и дату на электронной таблице, если инициалы имеют для него значение. Это свидетельствует о том, что человек получил суммы, отраженные в электронной таблице. В качестве альтернативы, лицо может подписать отдельное ежемесячное подтверждение своего одобрения операций по бухгалтерской книге, ведущейся в электронном виде. Это может устранить необходимость распечатывать фактическую бухгалтерскую книгу.
Если у вашего агентства нет электронной таблицы, вы можете обратиться в местное отделение FBEAM за образцом бухгалтерской книги для использования или воспользоваться образцом бухгалтерской книги по уходу за семьей и инструкциями на нашем сайте.
Поступления
Квитанции необходимы для документального подтверждения расходов из личного пособия. Квитанции должны соответствовать записям в бухгалтерской книге и четко отображать:
- Приобретенный товар или услуга
- Выплаченная сумма
- Продавец
- Дата покупки
Квитанции необходимы, когда сотрудники агентства расходуют средства из личных пособий. Каждая покупка должна иметь квитанцию, а в бухгалтерской книге должен быть указан номер, ведущий к соответствующим квитанциям. Если квитанция не получена на покупку, сделанную от имени человека, от агентства могут потребовать возместить ему потраченную сумму.
Для всех групповых покупок необходимы квитанции. В квитанции должны быть указаны все вышеперечисленные пункты и количество человек в группе. В нем должно быть указано, что сумма, потраченная каждым человеком, равна его использованию покупки (сумма оплаты каждого человека за групповую покупку также должна быть отражена в их соответствующих бухгалтерских книгах). К бухгалтерской книге каждого человека должна быть приложена копия чека.
Исключения по поступлениям
Если сотрудник использует личные средства для покупки обычного товара, связанного с отдыхом, стоимостью менее $15, чек не требуется, но сотрудники должны сделать пометку в бухгалтерской книге об этой небольшой трате (например, "кино - название фильма - $10.50").
Учреждения могут по своему усмотрению требовать чеки на все покупки, сделанные сотрудником. Политика учреждения может быть более строгой, чем нормативные акты; для обеспечения соответствия требованиям вам следует обратиться к письменным процедурам вашего учреждения.
Если человек расходует собственные средства в размере, соответствующем его оценке управления деньгами, квитанции не требуются. Запись в бухгалтерской книге должна быть следующей: "$XX.XX на расходы", и человек должен поставить свои инициалы. Хотя чеки не требуются для покупок, сделанных самим человеком, наилучшей практикой является поощрение человека получать чеки и передавать их в резиденцию для хранения на случай, если товар нужно будет вернуть или если подтверждение покупки может понадобиться для другой цели (например, для гарантии). Важно помнить, что человеку нельзя давать больше денег, чем он способен самостоятельно распоряжаться в своем ММА.
Вознаграждения для розничных продавцов
Когда розничная компания выдает вознаграждение за покупки, которое может быть обменено на наличные, товары или другие ценности, это вознаграждение является исключительной собственностью лица, купившего первоначальный товар. Вознаграждение должно быть зарегистрировано в бухгалтерской книге путем ввода номера купона или сертификата/карты как часть транзакции, и вознаграждение должно быть приложено к чеку. Вознаградительные купоны, подарочные сертификаты/карты и баллы могут быть использованы только тем лицом, которое их заработало. Если человек не использует вознаграждение, срок его действия должен истечь. Неиспользованные вознаграждения должны оставаться прикрепленными к чекам на покупку.
Если вознаграждение пропало или потеряно, сотрудники агентства должны связаться с магазином или по бесплатному номеру сети, чтобы выяснить, было ли оно использовано. Если вознаграждение было использовано и нет никаких доказательств того, что вознаграждение было использовано в интересах человека (например, показано на более поздних чеках), агентство должно возместить человеку стоимость вознаграждения. Если агентство не может подтвердить, было ли использовано вознаграждение, оно должно возместить человеку стоимость вознаграждения.
Аудит личных средств должен включать проверку того, что любые вознаграждения были задокументированы должным образом и использованы в интересах человека или же им было разрешено истечь. Сотрудники агентства, не соблюдающие вышеуказанные требования, прямо нарушают обязанность OPWDD обеспечивать сохранность личного имущества лиц, находящихся под их опекой.
Требование о ежеквартальном учете
Как минимум раз в квартал учет личных пособий должен показывать местонахождение денег личного пособия. Он должен содержать подробную информацию:
- Сумма наличных денег и их эквивалентов по месту жительства человека и в дневной программе
- Сумма денег на принадлежащем человеку счете
- Сумма на банковском счете агентства
Если ежеквартальный учет является частью общего учета агентства, учет должен показывать деньги на личные пособия отдельно от других средств, которые контролирует агентство.
Хранение записей
Учреждения должны вести полную документацию по всем операциям с личными пособиями в течение четырех (4) лет.